Automatización de back-office con agentes de IA
Implantamos agentes de IA que procesan la documentación administrativa que llega cada día: clasifican el correo entrante, extraen los datos de pedidos, albaranes y facturas, los contrastan con la información del ERP y los dejan preparados para su registro. El equipo de administración valida cada operación antes de grabarla.
Importe, IVA y vencimiento listos para el ERP.
Líneas y referencias contrastadas con el catálogo.
La cantidad no coincide con el pedido.
Clasificado y asignado al responsable.
¿Qué hace un agente de IA en el back-office?
Un agente de IA de back-office lee los documentos y correos que llegan a administración, identifica de qué se trata cada uno, extrae los datos relevantes (proveedor, importes, referencias y fechas) y los contrasta con la información del ERP. Prepara el registro y señala las discrepancias para que una persona las revise, de modo que el equipo deja de teclear datos y se centra en validar y resolver incidencias.
Qué tareas de administración puede asumir
Clasificar el correo entrante
Identifica facturas, pedidos, reclamaciones y consultas y las asigna a quien corresponde.
Buzón ordenado cada mañana
Facturas de proveedores
Extrae los datos de cada factura y los prepara para su contabilización.
Proveedor, base, IVA y vencimiento
Pedidos de clientes
Convierte los pedidos recibidos por email o en PDF en líneas listas para el ERP.
Referencias contrastadas con el catálogo
Conciliar albaranes
Compara albaranes, pedidos y facturas y señala las diferencias.
«Faltan 20 unidades en la entrega»
Informes operativos
Resume el estado de pedidos, cobros y pagos pendientes.
Informe semanal para el responsable
Archivo documental
Nombra y archiva cada documento en la carpeta que le corresponde.
Documentación siempre localizable
Del diagnóstico al piloto con tu equipo
- 01
Analizamos los documentos que recibís
Revisamos los tipos de documento, sus formatos, el volumen y cómo se registran hoy en el ERP.
- 02
Conectamos el buzón y el ERP
Integramos el correo y el ERP con los permisos mínimos y definimos las validaciones y los umbrales de revisión.
- 03
Piloto con un tipo de documento
Empezamos, por ejemplo, con las facturas de proveedores y medimos la precisión antes de ampliar a otros documentos.
Indicadores para medir el agente de back-office
Los indicadores se acuerdan antes del piloto y se miden sobre la operativa real de tu empresa, de modo que la decisión de ampliar se toma con datos propios.
Datos correctos sin corrección manual.
Minutos desde la recepción hasta el registro.
Discrepancias señaladas antes de grabar.
Tiempo que el equipo deja de dedicar a teclear datos.
Automatización de back-office con IA: dudas habituales
¿El agente graba directamente en el ERP?
Solo si así se acuerda y siempre tras la validación de una persona. Por defecto, el agente prepara el registro y administración lo revisa y lo confirma.
¿Qué pasa con documentos en formatos distintos o escaneados?
El agente procesa PDF, imágenes y correos con formatos variados. Los documentos ilegibles o con datos dudosos se marcan para revisión manual.
¿Con qué ERP funciona?
Con los ERP que disponen de conexión o de importación de datos, como SAP Business One, Microsoft Dynamics, Sage, Holded o A3, entre otros. Lo confirmamos en el diagnóstico.
¿Cuánto cuesta automatizar el back-office?
Depende de los tipos de documento, del volumen mensual y de la integración con tu ERP. Tras un diagnóstico gratuito te enviamos un presupuesto cerrado. Cómo calculamos el presupuesto.
Otros agentes que implantamos
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